用iPhone打造个人的GTD(Get Things Done)实践

彭博 发布于 2012/03/05 13:58
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以前看过一点关于时间管理的书,然后就用Outlook建立了自己的任务表,一直以为运转得不错,但几天前偶尔看到了GTD(Get Things Done)相关的资料后,发现自己的行动指南只是小儿科,自己在执行计划时的一些毛病在相关的书籍中都进行了深入剖析。我的iPhone已经入手了,开始一边学习GTD,一边在iPhone上使用omnifocus软件进行任务安排,本贴将持续记录我在GTD学习上的一些体会。

先谈谈以前用Outlook(不是Express)进行任务管理时的一些办法:

(1)每年形成一个pst文件,单独存放在个人目录中,而不是系统目录中,当然需要在outlook中进行少量设置即可。我是放置我的主目录中的email文件夹下,从2002年一直坚持到现在,由于1年里的PST文件不会太大(邮件中太大的附件我都整理到个人目录中了),所以有时把3年的邮件都放在一起形成一个文件。这种管理的办法是想查找以前的东西时总是能够找到,当然得用outlook里的查找功能。但随着时间的推移,内容相当庞大,没有特殊的原因,很少会到以前的邮件中查找一些东西。另外单位的即时通普及,大家都变成了急性子,不管大事小事、急事缓事,一律从即时通里呼你,把你从工作状态中打断,很多人邮件用得也越来越少,再加上单位更换邮件服务器,还有超级强大的邮件过滤功能(外网的很多邮件都收不到),本单位的邮箱大家竟然都不敢用,直到2011年中石化的统一邮件服务器弄得比较稳定之后,邮件体系才有点进入正轨。

(2)用Outlook中的首页设置来提醒待办的事项,首页里面分为三栏,有日历、任务和邮件,这样一些主要的任务安排都在这里可以提醒。

(3)日历中放入一些不需要提前准备的日程安排,比如参加某个会议、婚礼等等

(4)任务中加上一些事项,把日期限制输入进去,如果感觉比较重要的就弄成“高”优先级,不太重要的就弄成“低”优先级。一直感觉这里是最应该改进了,有些项能够放在这里长达1年,由于优先级太低,一直不愿意去处理它。

(5)收到一些需要处理的邮件,就在邮件后面打上一个标记,这样在“标有后续标志的邮件”那一栏中就会有一个数字,告诉你还有邮件等待回复。

(6)一些杂事,就用便笺记录下来,那个便笺不好用的地方在于:必须时刻开着outlook,否则放在桌面上的便笺也就看不到了。

(7)联系人也全部在outlook里管理,以前用Windows Mobile的手机时,同步还是挺方便的,随着一段时间的运行,手机上的联系人也就与电脑里的联系人不一致了,毕竟来说手机上的号码信息还是准确的。换成酷派的D539后,死活在我的机器上装不上驱动(Windows 7的64位版本),也就不想在单位进行同步了,只能用我的笔记本电脑把号码同步了一遍。

(8)个人文件管理,是在D盘建一个主目录,把邮件、项目、私人、电子书、培训、游戏、外部资料、工具软件、源代码等分别建立子文件夹进行管理,随着时间的推移,经常一些资料不知道放在哪个文件夹下,就用按时间顺序建了几个文件夹,这样把这些文件也有个地方存放了,文件名一般都设置的比较详细一些,把一些关键字放在文件名中,再配合everything这款软件,在几秒内就能把需要的文档找到!为了能使用everything软件,在装系统时,把D盘格式化成NTFS系统,以前也用过什么google桌面之类的软件,但总是感觉不如这个everything方便,毕竟把文件名管理清楚了,找文件时才能快速高效。

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开始我的GTD正题:

据说GTD的实践要1年以上才会有些感觉,我是用GTD+iPhone+Omnifocus一起实践,看看能不能较快的理解GTD的理念。

(1)入门、买书

先从京东商城把纸质的书订上一本再说,虽然网上找到了DOC和PDF格式的电子书,但放在iPhone或iPad上看总是不爽,还是拿本纸质书在上面乱画比较过瘾!

书还没到的时候,先从电子版和网上了解了一些大概,从善用佳软网站上看到这篇GTD精义感觉写得还不错,略过其中的toodledo、ALTrun等软件实践的介绍,对GTD的一些主要过程都进行了提炼,而且写此文的人一看就是对GTD很有实践的人。

还有网上这篇博文《加速你的工作-介绍GTD》,也介绍了一些核心流程,对我更有启发的应该是博主对一个读者留言的回复,如下:

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阿企 2009/01/19 at 13:01 #  

虽然我也很喜欢gtd,但是不得不说,这些理论最重要的是执行,有了执行力、意志力,gtd理论并不需要太多,人做事情都有一个计划、组织、执行、反思回顾的过程,但动力因素却不是gtd能提供的,很遗憾……

xiaoxiao 2009/01/19 at 13:25 #

其实这事还是挺有意思的。 比如动力因素从哪里来,我从实际的运用上来看是相互的,在我发现我的工作越来越多,不能解决的时候,我来寻找好方法,这个时候就找到了GTD。

在经过一个运用GTD的时间段后,我发现很多事情都在掌握中、计划中(所有的事情都在记录中),你做的事情就会自然得到肯定,可能是来自于人、也可能来自于其它方面的肯定,当然我指的是在做几个回顾和改进后得到的肯定,动力很大有一部分来自这里。反过来看,动力的激励又会促使你不断改进你的GTD系统。GTD是一种时间管理方法,动力的来源最终是靠自己啦。

前面有提到有更为明确的人生目标,我想应该在一个长时间的GTD应用上看得到,比如在项目中,能够在回顾的时候看到自己的不足,在做一步准备的时候,就把这个不足点做为一个“项目”,不断的调整,最终应该会找到一个适合自己的目标。

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(2)收集Collect

这一章比较好理解,在omnifocus上的工具栏上直接可以点击最右下角倒数第2个小盒子形状的图标,进行信息的收集工作,按照通常的说法,收集工作能在5秒内启动,试了试打开iphone,slide解锁,启动omnifocus,绝对用不了5秒,就是输入汉字的速度慢了点,虽然omnifocus提供了附上语音的功能,但听说整理语音还要消耗大量的时间,总的来说并不合算,所以我还是坚持在iphone上打字。

2011年6月30日,从京东商城买的书到货了,3天内全部快速阅读了一遍,开始准备这个收集实践。原文作者推荐准备2天的时间来专门进行收集工作,我虽然不是什么多忙的人,但想找到2天没有打扰的时间还真不容易,一直到了周一下午,感觉没有什么急事就开始了我的收集工作。原文作者推荐准备几个收集篮,我也没有什么太充分的准备,就用一张白纸打印出4个方框,先把办公桌面收集一遍,然后就把整个桌面当作收集篮了,一些比较多的文档或厚材料,就在白纸上的一个方框内记上几行字,桌面、桌下小抽屉、右侧抽屉、光盘盒、右侧桌子、右侧桌子上的文件盒、背后的柜子,一阵子忙碌,收拾出来了好多垃圾(用碎纸机碎掉了3筐纸),扔掉了一堆N年前保留的材料(老掉牙技术的笔记、一些陈旧项目的会议记录、一些成果报告、一些荣誉证书的封皮等等),在收集身后的柜子时发现自己好像进入到了一种收拾东西的状态(这种情况作者也在文中专门强调过,如果空余时间很长,想怎么整理就怎么整理,干净一些也是好事,但我的时间就这一下午),这种状态的一种表现形式就是很长时间没有向收集蓝内放入东西,意识到这点后我抓紧让自己从收拾东西的状态中脱离,总共4个柜子,弄了2个柜子后,发现另外2个柜子中没有什么对我下步工作或生活有启发的内容,就加快了收集的速度。所以这些以实物形式存在的东西收集完成后,按照书上给的检查表又快速回忆了一些事项,全部收集起来,在收集过程中,发现这些事情确实踊跃性非常强,一会儿是工作上的事,一会儿是生活中的小事,还想起来要帮媳妇刻录一张音乐CD放在车上听,最后终于在6点前完成了收集过程,总共用了不到4个小时,中间同事有过短暂的干扰,我快速记在收集篮中,继续我的收集过程,发现养成这种习惯确实不错,可以让自己能够在打断后快速回到原来的状态,经过这不到4小时的收集再加上几天中零星的收集,竟然得到了160多个动作(Action)。

(3)整理Process

这一步翻译成加工、处理好像意思不太明确,这一步的主要任务就是将每个工作归属在不同的项目(Project)中,并安排不同的Context(有些书上将Context翻译成语境,OmniFocus中翻译成上下文,我一直不喜欢这么专业的术语),在OmniFocus中如果只安排了Context而没有指定项目,此动作就会自动加入到一个杂项(Miscellaneous)这样一个项目中,而我把这个项目的名字改为“杂项(单一动作)”,实际上这个项目的准确意思是SingleActions,这类动作一般都执行起来比较简单,不会再分解为一个一个小步骤,比如生活中像买东西、理发这类的杂事等等。

如果安排了项目但是没有指定上下文信息时,当前这一点还不太了解。

一个action中的project或context设置了之后,该动作就会从inbox中消失,而要从项目和上下文的清单中找到该项。

在整理过程中,需要注意几点:1)从头到尾,不避不拖。既然开始整理了,就从Inbox的清单里从上到下一个一个思考归类,很快这些条目都会被归类的,就不用再从这里挑来挑去地了;2)一次一事,集中精力,排除杂念。看到Inbox中的一条Stuff,把自己的思绪集中起来,看看这个事情倒底是项目,还是动作,还是可以马上采取行动的事项,再归到不同的情境中去。后来看到国外的一个微博上提到“Be Present”的方法,可以让人集中精力,尽量不受其它事项的干扰。3)预留时间,进行整理也是需要花时间的,思考下一步的行动需要行动,执行完2分钟的事项也需要时间,每天找出空余的时间来尽快把Inbox清空,心中就不再有牵挂了。

(4)组织organize

在omnifocus中并没有明确地将process和organize二步分开,实际上这二步做完后应该分为下面几个类别:
1)垃圾,当然就直接删除了,在OF中删除并不是勾上那个复选框,而是选按右上角的”编辑“按钮,然后在某项中执行删除操作。
2)下一步也许/可能:我是将这类材料指定一个将来的开始时间,曾经想把这类材料建一个单独的项目,叫做“将来、也许”,但后来使用时发现这类文件夹,一直出现在项目清单中,干扰了我的思维,这类东西本来应该是从大脑中解放出来的,只在回顾时再浏览的,希望这个事在一个月或几个月这后再提醒你,所以我认为设置一个将来的“开始时间”应该是不个不错的办法。

从大脑中清除出去,心如止水,把这些动作经过了合理的整理和组织之后,才能达到上面的状态,我曾经在心里一直装着一个重要的项目,但发现在项目和上下文等地方并没有排在较高的优先级。关于组织中Folder, project, action group, action的层次关系后面再写。

3)参考资料:这类材料当前不知道是不是理想的解决办法,我把这类资料按照一个项目来组织,可能这种东西应该放在电脑的某个文件夹中归档就行了。

4)委托,在上下文中有一种“等待”状态,将一个动作放在这个上下文中就可以了。对于上下文有三种状态,active , on hold, dropped。等待状态就是on hold。
5)defer, 与将来也许有冲突?如何区分?现在还在学习中。
6)2分钟事项,这种动作已经做完了就不用输入到OF中记录了。

(5)执行Do

Imperfect action is better than perfect inaction!

Just Do It!

不管如何分类、如何计划,抓紧行动起来吧!只要项目开始启动,总会一步一步推动它前进的。这也是前面一直提到的找到Next Action的真谛所在,哪怕是打个电话,也能推动事情的进展。

(6)Review每周回顾

每周对事情进行回顾,重新梳理是非常重要的。这时,感觉在iPhone上对着小屏幕就相当不方便了,打字速度也跟不上思路。所以我在Mac虚拟机里安装上Omnifocus的Mac版本,这时同步功能发挥了相当在的作用,推荐一个同步网站www.spootnik.net,这个网站对于omnifocus提供免费的同步支持,以前找了好几个网站不是对Webdav支持功能不全,就是1个月后要收费。现在在进行每周回顾时,找一段不受打扰的时间,冲上一杯咖啡,关掉即时通、qq、浏览器等等干扰的软件,坐在桌子前把omnifocus打开,逐个审视各个事项的完成情况,对个人目标的影响,与自己的心灵对话,感觉是相当不错。只是对omnifocus用得不熟,但比在iPhone上操作还是快了N倍。

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作者:毒龙的程序人生{speeding}http://www.cnblogs.com/speeding/
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