英国最大保险公司 Aviva 放弃 Oracle

红薯
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发布于 2010年08月18日
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英国最大的保险公司Aviva的欧洲子公司,在标准化其HR管理系统时,放弃了熟悉的原供应商Oracle的解决方案,而选择了一家SaaS服务供应商Workday的解决方案。这是为什么呢?

提出“一个Aviva”策略

2008年,Aviva司已经拥有了很多世界级品牌,包括爱尔兰的Hibernian和波兰的Commercial Union。这一年,Aviva决定将这些品牌都统一为Aviva。

在统一品牌之前,Aviva各个分公司以各自的名字和品牌运营,2007年Aviva CEO Andrew Moss上任后,提出了“一个Aviva”的策略,要求整个集团向外提供标准化的业务处理流程,目的是要将各个子公司从设计运营自身系统的繁重负担中解放 出来,集中精力从事业务活动。

Aviva的欧洲子公司,负责英国之外的欧洲业务,业务范围包括11个独立的市场。他们的人力资源部门在这个标准化工作中成为有力的技术推动者。

Aviva欧洲子公司的人力资源总监Andy Moffat指出,他们为人力资源流程寻找的新的信息化平台是一家非主流软件厂商Workday的基于SaaS的解决方案,使这个平台与Aviva主要的应用系统Oracle中分离出来。这绝对不是一个轻率的决定。

艰难的标准化

Andrew Moss在提出“一个Aviva”策略时的解释是:“作为全世界第五大保险公司,我们在27个不同的市场进行着各自不同的运营活动。我丝毫看不出来这是一个以伦敦为中心的整体。”

Andrew Moss有两个想法:一是缩小Aviva的规模,因为他们并没有整合在一起;二是在业务上创建一个适合各子公司的模型,从而推动更贴近客户需求的决策。

“一个Aviva”策略的初衷是希望业务部门更多地关注本地市场的客户,而不用操心使用什么技术,以及他们使用的流程是否有效。并且,由于历史 原因,欧洲子公司的HR系统特别传统:如果一个经理需要什么东西,他就必须来到人力资源部门办公室,让他们提供纸质资料。Andy Moffat希望能够给雇员和经理提供自助型服务。

Andy Moffat认为,要标准化人力资源流程,有两种方法。其中一种认可规划新的流程,然后去和技术提供商商谈,要求他们提供能够满足需求的系统。但是,由于 Aviva欧洲子公司拥有11个不同的系统,也就是说有11种不同的流程。因此,Aviva人力资源部门决定选择另一种更加快捷的方法,那就是通过使用系 统内置的流程来实现流程的一致性——除非有特别的理由,各个子公司都要按照这个流程来做。

那么,为什么Aviva最终选择的是一个全新的系统,而不是在现有的工具上做扩展开发呢?Andy Moffat说他们发现这不现实。“我们意识到,与其这样在其他市场重新配置系统,还不如完全从零开始呢。” Andy Moffat说。

艰难的抉择

在选择替代系统时,Aviva人力资源部有两种不同的选择。Aviva在爱尔兰、法国、英国都使用Oracle的HRMS,这覆盖到了 Aviva 70%的员工,而且Aviva的财务系统也用的是Oracle的。Andy Moffat分析说:“我们对Oracle知根知底,而他们也能充分理解我们的需求。那么,我们为什么不找Oracle寻求解决方案呢?”

在英国,Aviva对Oracle系统做过大量的扩展开发以适应自身的流程。这样,每次Oracle系统升级时,Aviva就不得不做很多工作 来保持升级后的流程与原有流程一致。这样做的成本很高,而且至少需要一个专职的Oracle开发人员来完成这些工作。如果财务部门对他们的Oracle系 统升级,人力资源部门还要和他们争取同一个开发人员来升级自己的平台。

但是那时Andy Moffat认为他们对Oracle足够了解,因此向Oracle邀了标,希望Oracle能够解决他们所关心的问题。

当时,Andy Moffat对Workday还一无所知。他们需要了解Workday的成功案例,特别是了解他们有没有全球性的经验,以适应Aviva的特殊需要。事实 上,Workday在南美地区非常强势,但在欧洲地区的经验不足,但Oracle在这方面有很大的优势。此外,Oracle的功能更加强大,比如 说,Oracle能提供招聘解决方案,而Workday却不能。因此,这时Workday是排在后面的选项。

因此,Andy Moffat向Workday提出了一个苛刻的要求,让他们在3个月时间内建立其覆盖罗马尼亚、捷克和匈牙利,覆盖500名员工的测试系统。

这涉及了三个不同的市场,这样的测试能够检验Workday在同一时间跨不同市场实施的能力。另外,这还需要他们进行语言的本地化,而且这三种 语言都不是Workday所擅长的。Andy Moffat希望用这么个苛刻的测试来检查Workday究竟能不能像他们所说的那样提供Aviva所需要的解决方案和服务。

测试结果显示,Workday在技术层面上表现很出色,但Andy Moffat还是没有仓促地选用它,而是先了解最终终端用户的反映。他们对这个测试系统的用户做了调查,结果显示,86%的用户都持支持的态度。对于一项 新技术而言,能够获得公司这么大范围的认可非常不容易。

充分的准备

作为一个保险公司,Aviva重视风险评估。当他们选定任何一个供应商之后,都会进行非常严格的安全控制。在做出选择后,Aviva的IT部门 也参与进来,以确保从技术层面上,Workday能够满足他们的各种苛刻要求。在没有确定所有事情都考虑周全之前,Aviva是不会签订任何保障型协议 的。

应用Workday意味着Aviva要将员工数据寄存在Workday在美国的服务器中,因此数据安全成为一个很重要的问题,尤其是在捷克这样的国家。这也是Andy Moffat选择捷克作为试点的原因之一。

Aviva人力资源部门解决这个问题的方法就是公开。他们告诉员工,Workday具有很好的安全性保障,并向员工解释这些数据的访问仅仅局限 于很少人。他们还让捷克分公司的大股东Aviva 国际控股公司和当地的管理部门之间形成了一份书面的协议。对于员工个人的层面上,项目组做的是充分地沟通。

“我们对于部署如此顺利感到非常吃惊,概念很快就被实现,需求很快就被满足。我们只需要在每个地区派驻一名兼职IT人员,由他们来监督部署过程。根据我们在多瑙河地区的部署经验,我们相信在今年年底就可以完成整个欧洲子公司的部署工作。” Andy Moffat说。

今非昔比

让人没有想到的是,用户对Workday系统的接受程度比预期的还要好,无论是管理者还是普通员工,都认为工具很好,而且用得越来越熟练。

“如今,系统对工作角色有明确的定义,并且能提供通用语言。我们已经看到我们在掌握管理信息方面取得了长足进步。” Andy Moffat对Workday的表现非常满意。

不仅如此,借助Workday,Aviva的雇员能够很好地掌握自己的数据。人力资源部门的职责并没有发生太大的变化,但是这技术帮助他们更加 关注人才策略。Andy Moffat总结说:“未来,我会拥有更多比我更会处理事物的高效的组织资源。这使得我们HR部门的价值得到了很大的提升。”

Andy Moffat原来希望人力资源部门作为欧洲子公司转型的一部分,能够在三年之内实现转型。“显然,实施Workday项目后进展快很多。” Andy Moffat说。

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